Секретарь-делопроизводитель

Организационно-техническое обеспечение: Планирование рабочего времени руководителя. Составление расписания, согласование временных планов, информирование о регламенте мероприятий, предупреждение о приближении событий, формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций. Обеспечение рабочего места. Предоставление необходимых средств оргтехники, канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы руководителя. Организация приёма посетителей. Установление порядка приёма для разных категорий, ведение журналов предварительной записи, регистрация посетителей, содействие оперативному рассмотрению их просьб и предложений. Работа с документами и делопроизводство: Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и её передача в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями документов, передаваемых руководителю на подпись, проверка их оформления. Ведение контрольно-регистрационной картотеки. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Копирование документов на персональном ксероксе. Организация коммуникаций: Телефонные переговоры. Ведение базы контактов руководителя, соединение с абонентами, регистрация поступающих звонков, перенаправление звонков заместителям или другим сотрудникам, подготовка материалов для переговоров, поддержание деловой беседы. Переписка и документальное оформление. Составление по поручению руководителя писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем. Организация заседаний и совещаний. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов. Контроль и исполнение поручений: Контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя. Фиксация исполнения поручений, предупреждение сотрудников об истечении сроков, составление отчётов и аналитических справок о выполнении решений руководителя. Дополнительные задачи: Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя. Участие в организации корпоративных мероприятий. Обеспечение защиты конфиденциальной информации в ходе приёма посетителей и их нахождения в приёмной и кабинете руководителя.