Администратор

Подготовка офиса к рабочему дню: деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка её к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами Составление смет на материально-техническое обеспечение офиса Оформление документов для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. Контроль за оформлением помещений, слежение за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса. Контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. Установка контактов с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. Организация заказа авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризация автотранспорта. Организация делопроизводства, создание оптимальных условий для движения, поиска и хранения документов. Организация обслуживания посетителей, обеспечение создания для них комфортных условий, консультирование их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов. Подготовка материально-технической базы для проведения сложных переговоров с партнёрами, клиентами, иными категориями посетителей. Ведение учёта посетителей. Принятие мер к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. Подготовка офиса к закрытию: отключение освещения и оргтехники, активация систем охранной сигнализации и прочее.