Документовед

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальников МУ ЦБ, Управления образования Увинского района. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию, регистрирует, ставит на контроль, передает ее в соответствии с принятым решением в подведомственные Управлению образования учреждения, структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись начальника. Готовит документы и материалы, необходимые для работы начальника. Следит за своевременным рассмотрением и представлением учреждениями, подведомственными Управлению образованию и конкретными исполнителями документов, передаваемых начальнику на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Организует проведение телефонных переговоров начальника, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению начальника составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию). Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждений изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место начальника необходимыми средствами, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Печатает по указанию начальника служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием граждан, ведет журнал учета приема граждан, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, в установленные сроки сдает ответственному за архив. Помогает в работе с архивной документацией ответственному за архив. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного начальника, иного должностного лица (руководителя группы).