Секретарь руководителя

Организация рабочего графика руководителя планирование встреч, совещаний и деловых мероприятий; согласование дат и времени с участниками; ведение календаря (электронного или бумажного), предупреждение о предстоящих событиях. Работа с корреспонденцией и деловой перепиской приём и сортировка входящей почты (электронной и бумажной); подготовка ответов на письма по поручению руководителя; регистрация и учёт документов, передача их в нужные подразделения. Подготовка к совещаниям и встречам сбор необходимых материалов и документов; оповещение участников о времени, месте и повестке; организация пространства для встреч (бронирование переговорных, обеспечение техникой и канцтоварами); ведение и оформление протоколов заседаний. Административная поддержка и коммуникации организация телефонных переговоров: фильтрация звонков, соединение с руководителем, запись сообщений; приём посетителей, их ориентирование и направление к нужным специалистам; передача информации через различные каналы связи (факс, телекс, мессенджеры). Контроль исполнения поручений отслеживание сроков выполнения задач, поставленных руководителем; напоминание исполнителям о дедлайнах; формирование отчётности о статусе исполнения поручений. Обеспечение рабочего места руководителя поддержание порядка и укомплектованности оргтехникой, канцтоварами, расходными материалами; оперативное решение технических вопросов (вызов IT‑специалиста, ремонт оборудования и т. д.). Делопроизводство и архивная работа оформление служебных записок, приказов, договоров и других документов; проверка правильности их составления и соответствия стандартам; формирование дел по утверждённой номенклатуре, обеспечение их сохранности; своевременная сдача документов в архив.