Секретарь руководителя

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора учреждения и его подразделений. 2. Получает необходимые директору сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 3. Организует телефонные переговоры директора, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения директора их содержание. 4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация). 5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора. 6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). 7. Печатает по указанию директора различные материалы. 8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения директором в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. 9. Следит за сроками выполнения поручений директора, взятых на контроль. 10. Принимает документы на подпись директору. 11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на ксероксе.