секретарь-делопроизводитель

В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи: - своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя; - составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация; - переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора колледжа, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников; - сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации; - контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря; - выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний (общего собрания коллектива, собрания Попечительского Совета и т.д.); - организация и сопровождение онлайн и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых, электронных сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника; - ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров, регистрацию приказов по колледжу и т.д.); - прием и отправка писем, организация поступления и доставки входящей и исходящей корреспонденции в Министерство культуры Республики Бурятия; - прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя; - организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;