Административный секретарь

Работа с корреспонденцией. Принимает входящую почту, регистрирует её и направляет в нужные отделы. Оформляет исходящую: проверяет правильность оформления, наличие всех подписей, виз и приложений, затем регистрирует и отправляет адресатам. Контроль документооборота. Следит за тем, чтобы документы двигались по нужным этапам, контролирует сроки исполнения. При необходимости выдаёт справки по зарегистрированным документам. Систематизация и архив. Формирует исполненные документы в дела согласно утверждённой номенклатуре организации. Проводит экспертизу ценности, оформляет дела, составляет описи. Когда срок хранения истекает передаёт дела в архив организации. Справочная работа. Обеспечивает быстрый и удобный поиск документов: ведёт картотеки, использует базы данных, создаёт справочные системы. Подготовка документов. Составляет проекты документов, вносит правки, организует подписание руководителем. Взаимодействие и организация. Помогает руководителю в планировании рабочего времени: согласовывает встречи, предупреждает о мероприятиях, ведёт органайзер. Также может координировать приём посетителей, помогать в организации совещаний (вести заметки, готовить материалы по итогам). Обеспечение сохранности. Принимает меры для защиты служебной документации, соблюдает правила конфиденциальности и уровни доступа к информации. Дополнительные задачи. Может участвовать в инвентаризации в сфере своей ответственности, работать с почтовыми и курьерскими службами, выполнять отдельные служебные поручения руководителя.