Секретарь учебной части

Работа с документами. Принимает и регистрирует входящую корреспонденцию, распределяет её по отделам. Оформляет исходящие документы: проверяет правильность оформления, наличие подписей, виз, приложений. Учёт и систематизация. Ведёт картотеки или электронные базы документов, формирует дела из исполненных документов в соответствии с утверждённой в организации номенклатурой. Подготовка к хранению. Проводит экспертизу ценности документов, оформляет дела, составляет описи. Затем передаёт готовые дела в архив организации. Контроль. Следит за тем, как документы движутся по инстанциям, и контролирует сроки их исполнения. Возвращает неправильно оформленные документы исполнителям на доработку. Справочная работа. Помогает быстро находить нужные документы: создаёт справочные системы, делает выписки. Организационная поддержка. Организует телефонные переговоры руководителя, приём посетителей (проявляя тактичность). Участвует в подготовке совещаний и заседаний: готовит материалы, может вести записи. Дополнительные задачи. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя. Может помогать с публикацией документов (например, на сайте или в локальной сети). Участвует в инвентаризационных мероприятиях в зоне своей ответственности. Обеспечение безопасности. Соблюдает правила работы с конфиденциальной информацией и уровни доступа к документам.