Секретарь руководителя

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. Включает планирование рабочего времени, подготовку встреч, совещаний, поездок, а также создание условий для эффективной работы руководителя. Работа с документами. Приём и обработка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация, сортировка, маршрутизация документов, контроль их исполнения. Подготовка проектов документов (писем, приказов, распоряжений, протоколов, отчётов), оформление их в соответствии с нормативными требованиями. Работа в системах электронного документооборота (СЭД), архивирование и обеспечение сохранности документов. Коммуникационные функции. Организация телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации в его отсутствие и доведение до сведения, передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (факсу, телексу и т. п.), электронной почте. По поручению руководителя составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам Подготовка мероприятий. Сбор материалов для заседаний и совещаний, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня, регистрация участников. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Контроль исполнения поручений. Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль. Обеспечение рабочего места руководителя. Предоставление необходимых средств организационной техники, канцелярских принадлежностей. Организация приёма посетителей. Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. consultant.rupo.minobr63.ru Формирование дел. Систематизация документов в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Выполнение отдельных служебных поручений руководителя .