Секретарь руководителя

Старший инспектор (секретарь) Управления образования осуществляет: 1) работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника Управления образования; 2) принимает поступающую на рассмотрение начальника Управления образования корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; 3) ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; 4) принимает документы и личные заявления на подпись начальника Управления образования; 5) подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника Управления образования; 6) следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых начальнику Управления образования на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование; 7) организует проведение телефонных переговоров начальника Управления образования, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи; 8) по поручению начальника Управления образования составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; 9) выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальника Управления образования (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; 10) осуществляет контроль за исполнением работниками Управления образования изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника Управления образования, взятых на контроль; 11) ведет контрольно-регистрационную картотеку; 12) обеспечивает рабочее место начальника Управления образования необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе начальника Управления образования; 13) печатает по указанию начальника Управления образования служебные материалы, необходимые для его работы; 14) организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; 15) обеспечивает рассылку писем и приказов, распоряжений; 16) формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; 17) ведет учет, выписывает доверенности; 18) выполняет отдельные служебные поручения начальника Управления образования.