Секретарь-референт

Работа по организационно-техническому обеспечению и административно - распорядительной деятельности капитана морского порта Большой порт Санкт-Петербург; Прием и отправка корреспонденции, ведение журналов учета входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов службы капитана морского порта, а также журнал приемов делегаций и посетителей морского порта; Прием поступающей на рассмотрение капитана морского порта Большой порт Санкт-Петербург корреспонденцию, передавать её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения службы капитана морского порта или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; Ведение делопроизводства в филиале, выполнение различных операций с применением компьютерной техники; Прием документов и личных заявлений на подпись капитану морского порта Большой порт Санкт-Петербург; Подготовка документов и материалов, необходимых для работы капитану морского порта Большой порт Санкт-Петербург; Контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями филиала и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых капитану морского порта Большой порт Санкт-Петербург на подпись, при необходимости вносить в них корректуру; Организация проведения телефонных переговоров капитана морского порта Большой порт Санкт-Петербург, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, электронную почту и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить информацию, полученную по каналам связи, до сведения капитана морского порта Большой порт Санкт-Петербург; По поручению капитана морского порта Большой порт Санкт-Петербург составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на полученные запросы; Работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых капитаном морского порта Большой порт Санкт-Петербург (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестки дня, регистрация участников), составление и оформление протоколов заседаний и совещаний; Контроль сроков выполнения распоряжений, указаний и поручений капитана морского порта Большой порт Санкт-Петербург; Размножать и печатать по указанию капитана морского порта Большой порт Санкт-Петербург (его заместителей - при возникновении необходимости) служебные материалы, необходимые для его (их) работы, или вводить текущую информацию в базу данных; Прием посетителей, содействие, в пределах своей компетенции, оперативному рассмотрению просьб и предложений работников. Ведение соответствующего журнала регистрации;