Офис-менеджер

1. Обеспечивать организацию делопроизводства на предприятии в соответствии с общепринятыми стандартами ведения делопроизводства и нормативными документами Компании. 2. Осуществлять обработку, прием, регистрацию, учет, хранение и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), вести справочную работу по ней. 3. Вести в пределах своих полномочий деловую переписку. 4. Организовывать и осуществлять машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов для руководителей Предприятия (письма, приказы и т.д.) и при необходимости доведение их до сведения работников. 5. Организовывать работу по приему руководством Предприятия делегаций, посетителей, гостей, клиентов и партнеров (совещаний, заседаний, конференций). 6. Заказывать пропуска на проход/проезд гостей на территорию Предприятия, заказывать экскурсии. 7. Обеспечивать организацию командировок работников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц (в том числе проводить работу по предоставлению в бухгалтерию отчетных документов по этим видам услуг). 8. Вести и оформлять протоколы совещаний и заседаний (в система ERp). 9. Принимать и переадресовывать телефонные звонки. Фиксировать полученную по телефону для работников Предприятия информацию в их отсутствие и доводить ее содержание до их сведения. 10. Обеспечивать жизнедеятельность офиса: осуществлять заказ канцелярии, воды, организовывать обеспечение необходимыми для работы офиса расходными материалами, контролировать их наличие. 11. Обеспечивать хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организовывать учет и выдачу предметов и средств труда сотрудников офиса. 12. -Обеспечивать чистоту и порядок в офисе Предприятия. 13. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя Предприятия, 14. Обеспечивать рабочее место руководителя Предприятия необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; 15. Осуществлять получение, оформление и рассылку электронной почты. 16. Контролировать доставку почты для Предприятия с отделения связи, доставку и отправку почты Предприятия в отделения связи и с курьерскими службами. 17. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя Предприятия, его заместителей и иных руководителей.