Секретарь-машинистка

- Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника отдела. - Получает необходимые начальнику сведения от подведомственных или иных учреждений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. - Организует телефонные переговоры начальника, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения начальника их содержание. - Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. - Обеспечивает рабочее место начальника канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе начальника. - Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). - Печатает по указанию начальника различные материалы. - Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя начальника корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения начальником в подведомственные и другие учреждений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. - Следит за сроками выполнения поручений начальника, взятых на контроль. - Принимает документы на подпись начальнику. - Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. - Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. - Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. - Осуществляет работу по ведению архивного дела в организации -Организует хранение и обеспечивает сохранность документов организации - В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. - Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. - Осуществляет работу по подготовке совещаний, проводимых начальником отдела (оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация). - Ведет книгу приказов (регистрацию приказов) по общей деятельности, командировкам, хранит их и обрабатывает в соответствии с требованиями архивной службы. - Осуществляет контроль по своевременному исполнению входящих документов в установленные сроки. - Ведет учет рабочего времени работников отдела образования и МКУ Центр по обслуживанию деятельности отдела образования Онгудайского района и подведомственных ему учреждений (табель). - Составляет календарный план работы отдела образования на каждый месяц до 24 числа каждого месяца.