Секретарь руководителя

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. Включает планирование рабочего времени, организацию встреч, переговоров, командировок. Приём и обработка корреспонденции. Поступающая на рассмотрение руководителя корреспонденция передаётся в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов. Ведение делопроизводства. Выполнение операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации. Работа с документами. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя, подготовка необходимых материалов для работы руководителя. Контроль исполнения документов. Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и исполнителями документов, поступивших на исполнение. Проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования. Организация телефонных переговоров руководителя. Запись полученной информации в отсутствие руководителя и доведение её до его сведения, передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (факс, телекс и т. п.), телефонограмм. Составление документов по поручению руководителя. По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Обеспечение рабочего места руководителя. Предоставление необходимых средств организационной техники, канцелярских принадлежностей, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя. Организация приёма посетителей. Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя .