Секретарь руководителя (делопроизводитель)

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения). Принимает на подпись директору проекты документов. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения. Соответственно с резолюцией директора предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Отправляет по адресатам исполненную документацию, в том числе почтовой связью. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива. Организует быстрый и удобный поиск документов. Снабжает сохранность служебной документации. Подготавливает документальные материалы, оконченные делопроизводством, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив.