Главный специалист по протокольной работе отдела документооборота и контроля

Обеспечение деятельности генерального директора при исполнении своих полномочий. Организационное, документационное и справочно-информационное обеспечение работы Генерального директора. Учет рабочего времени работников подразделения (трудовая функция выполняется, в случае если работник назначен приказом Компании ответственным за взаимодействие с подразделением, отвечающим за кадровую работу). Разработка должностных инструкций и положений о подразделениях (трудовая функция выполняется, в случае если работник назначен приказом Компании ответственным за разработку должностных инструкций и положений о подразделениях). В рамках реализации трудовых функций Главный специалист по протокольной работе выполняет следующие трудовые действия: - составление и оптимизация рабочего графика Генерального директора; - участие в организации рабочих встреч/совещаний, разработке планов совещаний и выездных мероприятий; - прием, обработка и перераспределение входящих телефонных звонков и обращений, поступающих на электронную почту; - организация телефонных конференций; - подготовка совещаний (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, обзвон участников, составление списков участников) - координация и контроль режимных вопросов (прием, обработка и исполнение заявок на проход); - ведение организационной работы по выездным мероприятиям и встречам в части оформления документации, связанной с направлением в командировку и закрытием организационных расходов генерального директора; - осуществление сбора и систематизации информации, необходимой для реализации полномочий генерального директора и отдела; - обеспечение взаимодействия и согласовывание отдельных вопросов с работниками структурных подразделений Компании, доведение до них указаний и распоряжений Генерального директора; - предоставление руководству оперативной информации, необходимой для рабочей деятельности; - в пределах своей компетенции и в случаях неотложной потребности исполнение трудовые обязанности отсутствующих работников своего структурного подразделения и вышестоящих руководителей, имеющих схожие функции (отсутствующие в связи с отпуском, командировкой, по иным причинам); - подготовка официальных писем и поздравительных адресов по памятным и знаменательным датам, дням рождениям официальных лиц; - формирование, оптимизация и актуализация баз данных и контактов, используемых при работе секретариата генерального директора; выполнение иных обязанностей в рамках своей компетенции.