Секретарь - машинистка

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения и его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений и или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделении или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.Отправлять исходящую корреспонденцию по почте России или с курьером.