Помощник руководителя, делопроизводитель, архивариус

- осуществлять контроль за соблюдением структурными подразделениями Департамента установленных действующими нормативными правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота; - осуществлять оформление, выпуск, регистрацию и хранение подлинников организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и тп.) Департамента; - принимать, регистрировать, вести учет, распределять документы (корреспонденцию), поступающие на бумажном носителе, а также посредством электронного документооборота, каналов телеграфной, факсимильной связи и электронной почты в адрес Департамента; - обеспечивать хранение, доставление и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, вести справочную работу по ней; - осуществлять первичную обработку входящих и исходящих документов; сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые; - осуществлять систематизацию документов и постановку на контроль; - осуществлять сканирование, копирование, поиск документов; - осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем, подготовку резолюций руководителя;; - осуществлять контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями на этих документах, анализ состояния исполнительской дисциплины; - составлять сводную номенклатуру дел Департамента, номенклатуру дел отдела; - обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения; - проверять сроки хранения документов, составлять протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; - осуществлять подготовку дел Департамента к сдаче в архив, обеспечивать архивное хранение документов, образующихся в деятельности Департамента; - осуществлять организацию и поддерживать функциональное рабочее пространство приемной и кабинетов руководства Департамента; - оказывать помощь директору в планировании служебного времени; - осуществлять организацию информационного взаимодействия директора с подразделениями и должностными лицами Департамента; - осуществлять организацию телефонных переговоров директора; - осуществлять организацию командировок директора; - осуществлять организацию работы по приему руководством Департамента посетителей; - вести протоколы совещаний, проводимых директором Департамента; - организовывать работу с исходящей корреспонденцией; - осуществлять документооборот в системе электронного документооборота и делопроизводства в соответствии с Положением о СЭД и регламентами выполнения типовых операций, в том числе согласование либо заверение электронной подписью документы в рамках своей компетенции.