Главный специалист Центрального территориального управления

Осуществлять подготовку статистических данных о документообороте служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документов (ежеквартально). Вести учет, своевременное оповещение и контроль участия руководителей управления в совещаниях у руководителей администрации города, в органах государственной власти области, органах администрации города. Осуществлять контроль за подготовкой информации отделами управления для совещаний, где не планируется участие руководства управления. Своевременно оформлять заявки на обеспечение управления техническими средствами и материалами, вести учет их использования. Обеспечивать формирование и хранение дел по обращениям граждан, дел по служебной корреспонденции и организационно-распорядительным документам. Готовить проекты распоряжений администрации города Тамбова по кадровым вопросам на работников управления. Осуществлять своевременное обновление собственного сегмента информации на официальном сайте управления, интернет-ресурсах управления, размещение информации на официальной странице в социальных сетях. Соблюдать конфиденциальность в работе с документами. Осуществлять обработку персональных данных, в том числе защиту персональных данных, в рамках деятельности управления. Рассматривать обращения граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовить соответствующие документы. Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов. Обеспечивать оперативную отправку ответов на обращения граждан и юридических лиц, подготовленных сотрудниками управления, по электронной почте. Осуществлять прием служебной корреспонденции, поступающей в управление посредством почтовой связи и от курьеров организаций. Обеспечивать оперативную доставку корреспонденции в администрацию города и отделы управления. Обеспечивать качественное выполнение тиражирования материалов. Выполнять машинописные работы по поручению заместителя главы администрации - начальника управления и заместителя начальника управления. Проверять правильность оформления ответов по обращениям граждан в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в администрации города Тамбова. Вести отчетно-справочную документацию по обращениям граждан, поступившим в управление. Организовывать подготовку документов для передачи в архив или уничтожения в соответствии с установленным порядком. Составлять номенклатуру дел управления. Вести табель учета рабочего времени сотрудников управления (в отсутствие основного работника). Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов.