Ведущий специалист отдела организационного отдела

1) принимать документы и личные заявления работников министерства на подпись заместителям министра, осуществляет проверку данных документов на соответствие их установленным правилам делопроизводства; 2) осуществлять учет поступивших документов и обеспечивает их своевременную регистрацию в автоматизированном режиме; 3) вносить резолюции заместителей министра в регистрационную карточку в автоматизированном режиме; 4) передавать на исполнение сотрудникам министерства документы с резолюциями заместителей министра; 5) осуществлять регистрацию исходящей корреспонденции и снятие ее с контроля; 6) вести делопроизводство заместителей министра в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в министерстве; 7) организовывать проведение телефонных переговоров заместителей министра, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание; передает и принимает телефонограммы, ведет их регистрацию и передает руководству министерства; 8) готовить по указанию заместителей министра служебные материалы, необходимые для их работы; 9) выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых заместителями министра (тиражирование и сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения, повестке дня, регистрация участников совещаний, осуществление контроля за исполнением протокола поручений); 10) вести запись на личный прием граждан заместителями министра; 11) организовывать работу по личному приему граждан заместителями министра, заполняет карточку на обращение гражданина, передает ее на рассмотрение заместителям министра, копию документов сотруднику, отвечающему за работу с обращениями граждан; 12) проводить работу по сканированию и рассылке документов; 13) получать справочную и другую литературу, газеты, журналы, поступающие в министерство; 14) при необходимости осуществлять прием, регистрацию поступившей корреспонденции по факсимильной связи и оповещает адресата о поступлении документа; осуществляет учет и отправку исходящей корреспонденции посредством факсимильной связи; 15) обеспечивать рабочее место заместителей министра необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе, организует необходимый порядок в кабинете руководителя и приемной.