секретарь-администратор

Прием и распределение телефонных звонков учреждении: - устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров; - перенаправление телефонных звонков руководству и работникам учреждения; - регистрация поступающих телефонных звонков; - получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону; - сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками; - Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей; - Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации; - Обеспечивать конфиденциальность информации; - По просьбе руководителя при посещении высокопоставленных гостей или гостя приготовить напитки (чай, кофе, прохладительные напитки). Принимать документы и личные заявления, входящую и исходящую корреспонденцию по электронной почте и от сотрудников учреждения, передавать ее руководителю учреждения для визирования и на основании визы распределять для дальнейшей работы в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Составлять и вести учетные документы; - Приказы по основной деятельности учреждения; - Журналы входящей и исходящей корреспонденции; - Журналы регистрации заявлений; - Вести базу данных касающуюся работников учреждения( контакты, дни рождения сотрудников с учетом вновь принятых и обновлять не реже одного раза в квартал ); - Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя. - Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя работниками. - По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. - По указанию руководителя, печатать служебные материалы, необходимые для его работы. - Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждения, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.