Секретарь учебной части (диспетчер)

Приём и передача корреспонденции. Секретарь получает поступающую в учреждение корреспонденцию, передаёт её в соответствии с указаниями руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов. Ведение делопроизводства. Включает работу с документами в электронной форме. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведёт алфавитную книгу обучающихся, учитывает часы учебной работы работников учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Работа с компьютерной техникой. Выполняет различные операции с применением программ для сбора, обработки и представления информации. Контроль за исполнением документов. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение структурными подразделениями и конкретными исполнителями. Осуществляет контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя. По поручению директора (его заместителя). Составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам обращений. Организация работы. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передаёт служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор материалов, оповещение участников, регистрация). Взаимодействие с сотрудниками. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Соблюдение правил. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка учреждения.