Секретарь

1. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией приём, проверка и регистрация входящих документов (бумажных и электронных); присвоение документам уникальных регистрационных номеров; направление корреспонденции в соответствующие отделы или исполнителям; контроль сроков исполнения документов; оформление и отправка исходящих документов; учёт отправляемой корреспонденции, в т. ч. с уведомлениями о вручении (для важных писем). 2. Ведение документооборота и баз данных ведение электронной базы документов и картотеки учёта прохождения документов; мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями; отслеживание актуальности номенклатуры документов; поддержание справочного аппарата по документам для быстрого поиска; выкладывание необходимых документов на сайт организации и в локальную сеть. 3. Архивирование и хранение документов систематизация документов по установленным правилам; формирование дел в соответствии с номенклатурой; подготовка и передача документов в архив организации; составление описей дел и регистрационных карточек; обеспечение сохранности документации, соблюдение режима конфиденциальности. 4. Поддержка работы руководства подготовка документов, справок и докладов для руководства; ведение заметок на совещаниях и подготовка материалов по их итогам; помощь в организации приёма посетителей; выполнение поручений руководителя по вопросам делопроизводства.