Главный специалист

Выполнять функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения, получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Принимать, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятыми в учреждении порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем конкретным исполнителям, следить за сроком выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимать документы на подпись руководителю и личные заявления работников. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дело в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Готовить письма, ходатайства от имени начальника управления по культуре. Оформлять подписку и следить за регулярностью поступления и сохранность периодической печати. По поручению начальника управления по культуре размножать необходимые материалы на множительной технике. Вести книгу приказов по основной деятельности. По поручению начальника управления получать деньги в подотчет на канцелярские расходы, составлять своевременно отчетные документы. Осуществляет работу главного специалиста по кадрам в случае его длительного отсутствия (отпуск, больничный лист, командировка).