Секретарь

Секретарь исполняет следующие обязанности: - Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. - Принимает и регистрирует поступающую корреспонденцию, телеграмм сети AFTN, осуществляет их систематизацию в соответствии с принятым в Управлении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем Управления в структурные подразделения, или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа. - Следит за сроками выполнения поручений руководителя Управления, взятых на контроль. - Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факсовой, телеграфной, почтовой и электронной связью). - Осуществляет работу с обращениями граждан, поступившими в Управление; - Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив Управления документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. - Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений служащих и работников Управления. - Выполняет функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Управления и структурных подразделений Управления. - Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. - Осуществляеть иные должностные обязанности в соответствии с должностной инструкции.