Секретарь

Секретарь исполняет следующие обязанности: 1. Выполняет функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Управления и структурных подразделений Управления. 2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 3. Организует телефонные переговоры руководителя Управления, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя Управления их содержание. 4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. 5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя Управления. 6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факсовой, телеграфной, почтовой и электронной связью). 7. Печатает по указанию руководителя различные материалы. 8. Принимает и регистрирует поступающую корреспонденцию, телеграмм сети AFTN, осуществляет их систематизацию в соответствии с принятым в Управлении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем Управления в структурные подразделения, или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа. 9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя Управления, взятых на контроль. 10. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 11. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. 12. Осуществляет проверку наличия документов, находящихся на исполнении у работников Управления; 13. Осуществляет контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов; 3.14. Вести учет и анализ объемов документооборота в Управлении за определенный период (месяц, квартал, год); 15. Осуществляет работу с обращениями граждан, поступившими в Управление; 16. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив Управления документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 17. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 18. Принимает документы на подпись руководителю Управления. 19. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений служащих и работников Управления. 20. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.