Секретарь руководителя

Секретарь руководителя выполняет следующие должностные обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора. Осуществляет работу по планированию рабочего дня директора: разработка и согласование графика проведения встреч, звонков, визитов, приемов. Организует и поддерживает функциональное рабочее пространство приемной и кабинета директора. Контролирует качество подготовки передаваемых на подпись директору документов, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, обеспечивает качественное их редактирование, исправляет орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Принимает поступающую на рассмотрение директору корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы, служебные записки и личные заявления на подпись директору. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.