Главный специалист

Осуществляет прием входящих документов, доставленных курьерами из сторонних организаций, их регистрацию в системе электронного документооборота Регистрирует в системе электронного документооборота входящие документы, поступающие на электронную почту Проверяет на соответствие заполненную электронную карточку, поступающих документов по системе электронного документооборота и регистрирует в базе данных "входящие" (проекты, проекты органов исполнительной власти, проекты Правительства Омской области, проекты резолюций, изменение резолюций) Регистрирует направленные в системе электронного документооборота в базе "исходящие" проекты (проекты органов исполнительной власти, проекты Правительства Омской области, проекты резолюций) Проверяет на соответствие подготовленный исполнителем проект исходящего документа и регистрирует в системе электронного документооборота в базе "исходящие" Осуществляет регистрацию приказов и распоряжений в системе электронного документооборота Осуществляет предварительное рассмотрение, переданных структурными подразделениями, для дальнейшей передачи их на хранение в архив Организует и обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, учет, хранение и использование документов, поступивших в архив Составляет свободные описи для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также акты на уничтожение документов и дел, сроки хранения, которых истек Осуществляет шифровку единиц хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет, работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивающий удобный и быстрый их поиск Осуществляет работу по экспертизе ценности архивных документов (в качестве секретаря экспертной комиссии), формирует документы в дела постоянного и временного хранения Готовит информацию о состоянии архивных документов и дел, о проведенной работе, о текущей деятельности, участвует в подготовке информации о состоянии дел в структурных подразделениях Участвует в разработке номенклатуры дел Принимает участие в разработке положений и инструкции по ведению делопроизводства и организации архивного дела