Ведущий специалист

Ведущий специалист отдела документационного обеспечения исполняет должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией, в том числе: 1) своевременный прием, регистрация и передача документов в органы Администрации города в соответствии с резолюцией руководителей в системе бумажного и электронного документооборота: 2) проверка правильности оформления корреспонденции, поступившей в Администрацию города; 3) оперативный поиск в системе бумажного и электронного документооборота и выдача необходимой информации по проходящим документам в пределах своей компетенции; 5) взаимодействие в системе электронного документооборота государственных органов Свердловской области: - прием входящей корреспонденции, - отправка исходящей корреспонденции, - контроль за исполнением поручений Губернатора Свердловской области и Заместителей Губернатора Свердловской области, а также министерств и органов государственной власти (направление талонов напоминаний, отправление отчетов об исполнении поручений в адрес контрольного управления Губернатора Свердловской области); 6) оказание методической помощи специалистам органов Администрации города по вопросам работы в системе электронного документооборота и по вопросам правильности оформления документов; 7) консультации юридическим и физическим лицам в пределах своей компетенции; 8) прием и распределение телефонных звонков по структуре Администрации города; 9) обеспечение единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки документов для передачи их на хранение; 10) персональная ответственность за организацию работы с документами ограниченного распространения (с грифом для служебного пользования ); 11) обеспечение соответствующего режима доступа к документам для использования информации, содержащейся в них; 12) обеспечение оперативной отправки исходящих документов в системе электронного документооборота, фельдъегерской, почтовой связью, электронной, факсимильной почтой; 13) формирование документов и дел временного срока хранения отдела в соответствии с утвержденной номенклатурой; 14) участие в подготовке сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, срок хранения которых истек; 15) участие в подготовке и передаче законченных производством дел в отдел по делам архивов Администрации города на постоянное хранение; 16) участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий; 17) участие в организации и проведении проверок соблюдения Инструкции по делопроизводству в органах Администрации города с последующей подготовкой справок и отчетов по результатам работы; 18) тиражирование документов на копировальном аппарате; 19) составление реестров отправки исходящей корреспонденции почтовой связью.