Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Принимает документы и личные заявления на подпись директора. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. По поручению непосредственного руководителя, директора Учреждения составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке планерок, заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы планерок, заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Ведет карточку учета прохождения документальных материалов, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Выполняет иные поручения непосредственного руководителя, директора Учреждения.