Секретарь на ресепшн

Встреча и обслуживание посетителей в приемной офиса: создание комфортных условий, консультирование по всем возникающим вопросам, предоставление информационных материалов; Прием и переадресация телефонных звонков; Проверка, регистрация и передача сообщений, поступивших на автоответчик/по факсу в соответствии с действующими в компании процедурами; Обработка входящей и исходящей корреспонденции (прием, отправка, регистрация, распределение, хранение); Работа с электронной почтой (прием, отправка писем); Ведение архива документов, писем, газет, информационных материалов; Сканирование, копирование, печать документов; Участие в подготовке совещаний, тренингов и организация их технического обслуживания; Организация командировок работников компании: Оформление виз. Заказ авиа-, железнодорожных билетов. Бронирование гостиниц. Заказ такси. Организация визитов иностранных гостей; Оформление приглашений для получения виз; Подготовка отчетов по расходам на служебные командировки/поездки; Приобретение и поддержание необходимого запаса товаров для офиса (канцелярия, продукты, вода, лекарства, мебель и другие предметы интерьера); Сбор данных для проведения тендеров по выбору поставщиков услуг; Подготовка счетов для оплаты, передача сопроводительных документов в бухгалтерию.