Секретарь

организует работу приемной администрации города, прием посетителей; ежедневно просматривает перечень намеченных встреч и мероприятий мэра города, формирует в соответствии с планом на предстоящий день необходимые документы, сообщает посетителям, работникам администрации время, отведенное для приема; осуществляет контроль за выполнением установленного регламента за сроками подготовки необходимых материалов в соответствии с планом основных мероприятий, проводимых в администрации; организует телефонные переговоры руководителя, прием всех телефонных вызовов, дает ответ абоненту, переадресовывает вызовы работникам в соответствии с их компетенцией, соединяет с абонентом, если это необходимо, обеспечивает служебные разговоры руководителя по телефону, принимает и записывает принятые сообщения и доводит их до сведения руководителя; осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания); организует работу со служебной корреспонденцией: прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию поступающей служебной корреспонденции, поступившей по различным каналам связи, подготавливает поступающую служебную корреспонденцию на рассмотрение мэра города, заместителей мэра города; ведет учет и распределение корреспонденции исполнителям согласно их должностным (функциональным) обязанностям; проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись мэру города, заместителям мэра города, правильность составления и оформления исходящего документа, наличие необходимых приложений, регистрации, обеспечивает отправку исходящих документов; осуществляет систематизацию и анализ поступающих обращений граждан, организаций, осуществляет анализ деятельности должностных лиц по работе с обращениями граждан, организаций; осуществляет подготовку отчета о работе с письменными и устными обращениями граждан, информации о состоянии исполнительской дисцип-лины в части исполнения Федерального закона от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации; осуществляет работу по личному приему граждан мэром города (ведение записи на личный прием, организация личного приема граждан); осуществляет подготовку графика дежурств заместителей мэра города