Секретарь руководителя

Фиксация исполнения поручений. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений директора Учреждения. Обеспечение рабочего места директора Учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда. Организация оформления интерьера приемной директора Учреждения. Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой. Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами. Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой. Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания. Разработка должностной инструкции секретаря руководителя. Регистрация и списание документов об образовании (дипломов). Разработка инструкции по делопроизводству. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). Печать служебных документов и других материалов. Изготовление копий служебных документов. Контроль прохождения документов в Учреждении (согласование, подписание и утверждение документа). Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную директора Учреждения документов. Подготовка документов для рассмотрения директором Учреждения. Учет документов, поступающих на имя директора Учреждения. Организация доставки документов исполнителям. Создание и ведение базы данных документов директора Учреждения. Ведение информационно-справочной работы. Контроль исполнения документов и поручений директора Учреждения. Разработка разделов номенклатуры дел Учреждения. Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Подготовка и передача дел в архив Учреждения. Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации. Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате. Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных.