Секретарь руководителя

Ведение делопроизводства . Выполняет различные операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции . Передаёт её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретному исполнителю для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя . Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования. Организация проведения телефонных переговоров руководителя . Записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем. Включает сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведение контрольно-регистрационной картотеки . Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя. Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.