Секретарь

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя . Секретарь принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передаёт её в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Ведение делопроизводства . Секретарь выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Секретарь следит за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись. Организация телефонных переговоров . Секретарь записывает в отсутствие руководителя полученную информацию и доводит до его сведения её содержание. Составление документов . По поручению руководителя секретарь составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний . Секретарь собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрирует их, ведёт и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Контроль за исполнением . Секретарь следит за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведение контрольно-регистрационной картотеки . Обеспечение рабочего места руководителя . Секретарь обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие его эффективной работе. Печать служебных материалов . Секретарь печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организация приёма посетителей . Секретарь организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел . Секретарь формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.