Секретарь руководителя департамента финансов

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора департамента; Прием поступающей, в том числе на электронную почту, корреспонденции, осуществление ее регистрации и передачи исполнителям; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применений компьютерной техники; ведение контрольно-регистрационной картотеки; Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя; подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; контроль за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись; обеспечение их качественного редактирования; Организация проведения телефонных переговоров, участия в совещаниях по видеоконференцсвязи руководителя; передача и прием телефонограмм; по поручению руководителя составление писем, запросов и других документов; выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив; обеспечение проведения заседаний экспертной комиссии, ведение протокола заседания; обеспечение подготовки и формирования описей дел постоянного и временного хранения, отбор дел для уничтожения; Осуществление ведения журналов учета входящей, исходящей корреспонденции, журналов регистрации приказов, иной документации; обеспечение учета дел, переданных в архив; осуществление согласования номенклатуры дел, описей постоянного и временного хранения с архивным отделом администрации; Является материально-ответственным лицом.