Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора, президента общества. Принимает поступающие на рассмотрение генерального директора документы, своевременно передает их в соответствии с принятым по ним управленческим решениям . Принимает, регистрирует и обрабатывает входящую корреспонденцию. Принимает, регистрирует и обрабатывает исходящую корреспонденцию Своевременно производит отправку корреспонденции. Ведет делопроизводство, осуществляет прием входящих звонков и управление исходящими звонками, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Печатает распоряжения генерального директора и деловые письма по заданию руководителей первого уровня. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы генерального директора. Организует: встречу, прием и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, обеспечивает их своевременную очередность; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.). Оказывает посетителям, работникам предприятия помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций. Осуществляет контроль над оформлением помещения приемной, следит за наличием рекламных и иных информационных материалов в приемной, предназначенных для выдачи посетителям. Организует заказ авиабилетов, железнодорожных билетов, трансфера и бронирование гостиниц для сотрудников направленных в служебные командировки. Осуществляет бронирование гостиниц . Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и пр.), в случае необходимости ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе генерального директора.