Секретарь руководителя

Планирование рабочего времени. Помогать руководителю составлять расписание, согласовывать встречи, переговоры и мероприятия с партнёрами и сотрудниками, информировать о регламенте событий и предупреждать о приближении времени их начала. Работа с посетителями. Организовывать личный приём, вести журнал предварительной записи, регистрировать гостей, содействовать оперативному рассмотрению их просьб и предложений, а также принимать личные заявления. Обработка корреспонденции. Принимать входящую почту, сортировать её и передавать руководителю или исполнителям для подготовки ответов. Подготовка документов. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Контроль исполнения. Следить за тем, чтобы структурные подразделения и исполнители своевременно выполняли поручения руководителя, взятые на контроль, и напоминать о приближении сроков. Работа с документами. Проверять правильность оформления проектов документов перед передачей руководителю, обеспечивать их качественное редактирование, формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив. Ведение контрольно-регистрационной картотеки. Фиксировать информацию, необходимую для эффективного управления. Работа с электронным документооборотом. Прием и отправка писем через электронную почту, работа в системе Directum, VIPNet