Секретарь

Работа с документами: оформление документов, направление их в структурные подразделения, приём документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения исполненных документов. Ведение книги приказов. Работа со средствами связи: ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос). Слежение за исправностью всех средств связи, находящихся в ведении секретаря, и немедленное вызов ремонтных служб в случае их неисправности. Работа с посетителями: приём и помощь в оформлении документов и заявлений. Организация приёма сотрудников и других посетителей руководителем учреждения в установленные часы приёма (предварительная запись на приём). Подготовка заседаний и совещаний: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.