Инспектор-делопроизводитель

- принимает поступающую корреспонденцию, проверяет правильность адресовки, сохранность приложений, прочитывает и регистрирует с отметкой даты исходящего и входящего номера. Выделяет часть корреспонденции для доклада директору Общества, оставшиеся документы раскладывает в сортировочную папку для передачи на обработку должностным лицам, подбирает необходимые материалы к повторным документам, по которым переписка велась ранее. Возвращает по назначению неправильно оформленные документы; - разбирает рассмотренную корреспонденцию, переносит резолюцию директора с основного документа в журнал регистраций, передает документы исполнителям; - проверяет состояние исполнения распоряжений, указаний и документов за 2-3 дня до наступления установленного срока. В случае затруднений с исполнением сообщает об этом директору. - делает соответствующие отметки об исполнении в журнале регистрации. Ведет учет контрольных документов, следит за исполнением в установленные сроки; - принимает от работников ООО МагМеталлПак исполненные, инициативные ответные документы, передает их на подпись и рассмотрению директору; - проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие приложений, подписи и др.), заверяет копии и вручает исполнителям; - регистрирует исходящую документацию и направляет ее по назначению; - ведет реестр исходящей документации, приказов, распоряжений со сроком хранения постоянно; - раскладывает и подшивает документы по соответствующим папкам в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и обеспечивает их хранение. Фиксирует и составляет опись по установленной номенклатуре, сдает в архив; - записывает оперативные указания директора в журнал, регистрирует и передает их исполнителям; - собирает и обобщает сведения по вопросам, находящимся под наблюдением директора; - внимательно выслушивает посетителей, предварительно выясняет существо вопроса, по которым они пришли; - готовит документы, справочный материал, печатает по поручению директора отчеты, сводки и другие материалы, ведет учет письменных и устных заявлений и жалоб трудящихся, а также следит за своевременным предоставлением им ответов; - организует подготовку к совещаниям. Печатает справки и материалы к совещанию; - знакомит работников с приказами и распоряжениями директора и директивными документами; - принимает телефонограммы, доводит их до сведения директора, а затем до сведения исполнителей; - обеспечивает надлежащее хранение компьютерной техники и других множительных средств, не допускает печатание и размножение материалов неслужебного характера.